Zbieranie informacji, krok pierwszy.
Podział dnia na trzy segmenty, to kolejny krok.
Dzieląc swój czas na trzy segmenty, takie jak : rano w domu, w pracy, po pracy możemy dokładniej wskazać okres swojej największej aktywności i wydajności. Dodatkowo okres w pracy możemy również podzielić na do południa i po południa. Jak też okres po pracy możemy podzielić na zajęcia popołudniowe i wieczorne. Ważne jest aby w każdym z tych okresów zapisywać czas jaki zajmuje nam konkretna czynność. Należy uwzględnić wszystkie czynności. Bowiem z pozoru tak niewinna czynność jak przygotowanie herbaty czy kawy w kuchni w pracy może nam zabrać sporą część czasu gdy okaże się, że przy okazji rozmawialiśmy z kolegami i koleżankami z pracy. Prowadząc dziennik na co poświęcasz swój czas, uzyskasz informacje w jakich obszarach Twoje działania są nieskuteczne i nadto zabierają dużo czasu.
Budowanie poczucia bezpieczeństwa jako kolejny krok na drodze do porzucenia odkładania zadania.
Bardzo często przyczyną odkładnia zadania jest błędne przekonanie polegające na tym, iż stawiamy znak równości pomiędzy wykonaniem pracy a oceną naszej wartości. Jeśli z naszych wcześniejszych doświadczeń wynika przekonanie, że poczucie własnej wartości zależy od osiągnięcia wyników, nasza uwaga jest skoncentrowana nie na wykonaniu zadania, ale na ochronie przed porażką. Takich błędnych przekonań może być więcej:
- wykonanie zadania decyduje o naszej wartości;
- tylko perfekcyjne wykonanie zadania jest do zaakceptowania;
- obawa przed błędnym wykonaniem zadani składnia nas do powstrzymywania się od działania;
- działanie pod presją np. upływającym terminem wykonania zadania, aby maksymalnie zmobilizować swoje siły.
W tym kroku przyglądamy się przede wszystkim naszym przekonaniom. Warto także przypomnieć sobie nasze doświadczenia. Najlepiej wykonać zadanie pisemnie notując wszystkie nasze myśli i obawy.
Nasz wewnętrzny dialog.
Kiedy uda się nam już odnaleźć i zdefiniować nasze błędne przekonania na temat przyczyn odkładania zadania, ważnej jest budowanie wspierającego nas dialogu wewnętrznego. Bardzo często gdy odkładamy zadnie, później staramy się do niego zmobilizować słowami typu muszę. Używanie tego rodzaju sformułowań stawia nas w roli ofiary, osoby która dźwiga ciężar. To z kolei może rodzić bunt którego skutkiem będzie kolejne odkładanie działania.
Sformułowanie muszę zawiera negatywny przekaz :
- nie chce tego robić,
- jestem zmuszony wbrew własnej woli,
- zagrożenie w razie niewykonania kara, uwaga, ocena, krytyka itd.
Słowo muszę oznacza tyle, że źle jeśli to zrobię i źle jeśli tego nie zrobię.Nasz umysł ma problem z poradzeniem sobie ze sprzecznymi komunikatami. Dlatego zamiast podejmować działanie, decyduje się na odkładnie czyli formę zastygania w obliczu zagrożenia gdy walka lub ucieczka są niemożliwe.
Powinienem.
Również stwierdzenie powinienemprogramuje w naszym umyśle negatywny podprogowy komunikat typu : Nie jestem takie jak należy, jestem w niewłaściwym miejscu, jestem niewłaściwą osobą itd.
Wybór zamiast przymusu.
Zastąpienie słowa muszę wyrażeniem wybieramto jasny komunikat, który pozytywnie wpłynie na nasze działanie. Należy do języka ludzi czynu, a zatem nie wywoła sprzecznych odczuć. Nie buduje wewnętrznego napięcia.
Główne przeszkody powstrzymujące nas przed działaniem.
Należą do nich :
- paniczny strach przed uczuciem obezwładnienia
- obawa przed porażką
- obawa przed ukończeniem zadania.
Strach przez obezwładnieniem.
Może pojawić się nawet wówczas, gdy nie czeka nas wielkie przedsięwzięcie czy duży projekt. Niekiedy zaczyna się on od niepokoju o poczucie obezwładnienia. Główną przyczyną jest błędne przekonanie, że rozpoczęcie działania winno przebiegać bez poczucia niepokoju. Aby sobie z nim poradzić należy pogodzić się z faktem, iż pewna doza niepokoju jest normalnym doświadczeniem. Szczególnie ważne jest to, aby nie interpretować tego niepokoju jako znaku, że nie powinniśmy rozpoczynać działania. Bardzo często przyczyną niepokoju jest natomiast presja jaką wywieramy sami na siebie. W szczególności nie pozwalamy sobie na popełnianie błędów. Myślimy w kategorii czarno – białe albo sukces albo porażka. Często krytykujemy siebie za brak sukcesów, nie jadąc sobie czasu aby nabyć po prostu praktyki.
Rozwiązanie problemu strachu przez obezwładnieniem.
Przede wszystkim należy podzielić nasze przedsięwzięcie na kilka drobnych projektów. Niezależnie od tego czy dotyczy to spraw zawodowych czy prywatnych ważne, aby patrzeć na zadanie do wykonania poprzez pryzmat kolejnych kroków. Takie spojrzenie pozwala nam mentalnie podzielić przyszłą pracę na dni czy tygodni bez poczucia przytłoczenia czy obawy przez obezwładnieniem. Kiedy tworzymy kilka mniejszych ostatecznych terminów, uzyskujemy kontrolę nad naszą pracą. Przede wszystkim skupiamy się na tu i teraz.
Wsteczny kalendarz.
Dokonując podziału zadania, rozpoczynamy od ostatecznego terminu zakończenia zadania, od jego efektu. Następnie krok po kroku przesuwamy się w kierunku teraźniejszości.
Obawa przed porażką.
Polega głównie na zamartwianiu się, tworzeniu negatywnych scenariuszy, przypominaniu sobie dotychczasowych porażek. Zwykle takie zachowania powodują odwlekanie i odraczanie działania. Bardzo często dotyczy to osób które doświadczyły od rodziców czy nauczycieli krytyki, negatywnej oceny, braku pochwały. Osoby takie wychowane w klimacie braku uznania i doceniania, z czasem przejmują rolę swoich rodziców czy opiekunów stając się krytykami samych siebie. Wewnętrzny dialog krytycznego rodzica utrudnia im życie. A do tego uniemożliwia swobodne wykonywanie zadań. Należy go więc zastąpić dialogiem wyrozumiałym, pełnym akceptacji i wsparcia.
Sześć kluczowych pytań w pracy nad zamartwieniami:
- Jaka jest najgorsza rzecz, która może mi się przydarzyć ?
- Co bym zrobił gdyby najgorsze naprawdę nastąpiło?
- W jaki sposób mogę obniżyć nieprzyjemne uczucia i kontynuować pracę, aby zachować dobre samopoczucie nawet gdyby wydarzyło się coś nieprzyjemnego?
- Czy mam inne możliwości?
- Co mogę zrobić, aby zmniejszyć możliwość wystąpienia tego przerażającego wydarzenia?
- Co mogę zrobić aby zwiększyć swoje szanse na osiągnięcie celu?
Obawa przed ukończeniem zadania.
Skłonność do rezygnowania z ukończenia zadania, w miarę jak zbliża się jego koniec jest dość częstą przypadłością. Głównym podłożem tego rodzaju odkładania jest wewnętrzny dialog nacechowany wątpliwościami i atakami wobec samego siebie. Najczęściej wyraża się on w sformułowaniach typu :” W tym tempie nigdy nie skończę, Powinienem zacząć wcześniej, Potem będzie tylko więcej pracy, Szef i tak nie będzie zadowolony, To nie działa, Potrzebuję więcej czasu itd…. ”
Negatywny dialog wewnętrzny.
Negatywny dialog, niezależnie czy dotyczy rozpoczęcia działania, czy jego ukończenia zawsze będzie działał na naszą niekorzyść. W szczególności obniżając nasz nastrój. To z kolei prowadzi do utraty czy zastoju energii. Energii, która jest nam potrzebna do rozpoczęcia działania, wytrwania w nim, albo jego ukończenia. Należy pamiętać, iż to nie fakty czy wydarzenia powodują zmianę naszego nastroju, utratę energii ale nasza subiektywna ocena. Ocena, która wpływa na nasze odczucia, nastrój, poczucie pewności siebie, sprawczość itd. Dlatego należy skutecznie rozpoznać jakość naszego wewnętrznego dialogu.
- Zdefiniuj cele i określ priorytety – zrób listę zadań do wykonania i ustal ich ważność. Skoncentruj się na najważniejszych i zacznij od nich.
- Stwórz harmonogram – określ konkretne godziny, w których będziesz pracować nad zadaniami. Trzymaj się tego planu jak najbardziej. Skorzystaj ze wstecznego kalendarza.
- Wyeliminuj rozpraszacze – wyłącz telefon, komputer i inne urządzenia elektroniczne podczas pracy
- Nagradzaj się – każdorazowe ukończenie zadania nagradzaj się krótką przerwą bądź małą przyjemnością. To pomoże Ci motywować do dalszej pracy.
- Znajdź partnera do pracy – współpraca z kimś innym może pomóc Ci utrzymać dyscyplinę i motywację do działania.
- Ćwicz techniki zarządzania czasem – np. technikę pomodoro (pracy przez 25 minut, a następnie przerwy) czy technikę „Eat That Frog” (rozpoczynanie od najtrudniejszego zadania).
Pamiętaj, że pokonanie prokrastynacji wymaga wysiłku i wytrwałości, ale dzięki systematycznej pracy będziesz mógł cieszyć się efektami i osiągać swoje cele.